Tila- ja resurssivaraukset

Erilaisia resurssityyppejä ovat:

• Sisäliikuntatilat
• Ulkoliikuntatilat
• Yleiset ulkoilualueet
• Neuvotteluhuoneet
• Saunat  
• Laitteet
• Muut resurssit, kuten koulujen tilat (pois lukien liikuntakäyttö) 

1. Paimiolaiset yhdistykset, joissa käyttäjät joko alle 20-vuotiaita tai yli 65-vuotiaita  
2. Paimiolaiset yhdistykset, joissa käyttäjät ovat yli 20-vuotiaita (ja alle 65-vuotiaita)  
3. Yksityiset paimiolaiset henkilöt/tahot  
4. Ulkopaikkakuntalaiset yhdistykset tai muut. Mm. liike- tai yritystoimintaa harjoittavat tahot sekä yksityiset ulkopaikkakuntalaiset tahot. 

Resurssien käytössä on noudatettava tilojen/laitteiden käyttö- ja turvallisuusohjeita ja huolellisuutta.    

Tilavuokraan kuuluu ainoastaan tilan käyttö ja kaikesta muusta, kuten tarvittavista viranomaisluvista ja turvallisuudesta, vastaa tapahtuman järjestäjä.

Varaaja vastaa siitä, että:

• käyttö on säännösten ja varauksen tarkoituksen mukaista
• tiloja tai laitteita käyttää vain varauksen tehnyt henkilö tai hänen nimeämänsä ryhmä.

Varaajan tulee huomioida, että osassa resursseissa varaajan tulee olla täysi-ikäinen vastuuhenkilö (tai organisaation nimeämä vastuuhenkilö).

Resurssikohtaisia lisäohjeita ja poikkeuksia voi olla. Ne on määritelty resurssikohtaisissa tiedoissa.

 

Käyttöoikeudet

• Käyttää varattua resurssia varauksen mukaisesti
• Päästä tilaan sovittuna aikana (esim. kulkukoodi/avain)
• Käyttää tilan/välineen perusvarustelua

Varausoikeudet

• Oikeus tehdä ja perua varauksia (mahdollisesti rajauksin)

Tasapuolisuus ja saavutettavuus

• Oikeus yhdenvertaiseen kohteluun ja läpinäkyviin varausperiaatteisiin.
• Oikeus tietoon resurssien käyttämisen esteettömyydestä

Laatu- ja turvallisuusoikeudet

• Oikeus turvalliseen ja käyttökuntoiseen resurssiin
• Oikeus saada ohjeet käyttöön (esim. laitteet, turvallisuus)

Tiedonsaanti ja tuki

• Oikeus saada selkeät käyttöehdot ja ohjeet
• Oikeus saada tukea ongelmatilanteissa (esim. asiakaspalvelu)
• Oikeus saada tieto muutoksista (esim. peruutukset, huollot)

Maksuihin liittyvät oikeudet

• Oikeus tietää hinnat etukäteen
• Oikeus hyvitykseen, jos palvelu ei toteudu sovitusti

Tietosuoja ja yksityisyys

• Oikeus henkilötietojen suojaan varausjärjestelmässä
• Oikeus saada tieto omista varauksista

Vaikuttamis- ja palauteoikeudet

• Oikeus antaa palautetta vuokraukseen liittyvistä palveluista
• Oikeus tehdä kehitysehdotuksia

Joustavuus poikkeustilanteissa

• Oikeus uudelleenvaraukseen force majeure -tilanteissa

Resurssien käyttö edellyttää ennakkovarausta kaupungin varausjärjestelmän kautta tai erikseen sovitulla tavalla. Varaajan tulee tehdä varaus siinä asiakasryhmäroolissa (kohta 1), mihin käyttötarpeeseen resurssia varataan.  

Varaustyypit

Yksittäisvaraukset

Liikuntatilat

• Yksittäisiä vuoroja varataan liikuntapalveluiden kautta (p. 02 474 5314). Ensimmäisellä kerralla käy aktivoimassa asiakastilisi Julius-varauskalenterin pääsivulta “rekisteröidy” kohdasta.
• Katso varauskalenterista valmiiksi vapaita ajankohtia ja ota yhteyttä tämän jälkeen liikuntapalveluihin, josta tehdään varaus.
• Yksittäisiä varauksia varten kulkulätkä noudetaan ja palautetaan uimahallille sen aukioloajan puitteissa.
• Varaukset on tehtävä vähintään viikkoa ennen.
• Poikkeuksena heinä-elokuussa järjestettävät tilaisuudet, joiden anomus tulee tehdä jo kesäkuun aikana.

Neuvottelutilat

• Yksittäisiä vuoroja varataan kaupungintalon palvelupisteen kautta (palvelupiste@paimio.fi tai 02 474 511).  

• Tilanvarausanomus on tehtävä viimeistään kolme viikkoa ennen tapahtumaa. 

• Poikkeuksena heinä-elokuussa järjestettävät tilaisuudet, joiden anomus tulee tehdä jo kesäkuun aikana.   

Muut varattavat resurssit

Seuraavat resurssit varataan suoraan resurssin hallinnoijalta

• Saunat (maauimala Ankkalampi) ja Hiihtomaja: Kiinteistöhuolto 3J
• Siirrettävä katsomo: Kaupungin infrapalvelut
• Paimiosalin flyygeli: Kaupungintalon palvelupiste
• Jokipuisto: Kaupungin infrapäällikkö
• Koulujen tilat (pois lukien liikuntakäyttö): Kiinteistöpäällikkö

Vakiovaraukset

Liikuntatilat

• Urheiluseurat, yhdistykset, yhteisöt ja yksityiset käyttäjät voivat hakea kaupungin liikuntatiloista vakiovuoroja toimintansa järjestämistä varten. Paimiolaiset yhdistykset ovat etusijalla vakiovuoroja jaettaessa.
• Vuoroja haetaan talvi- ja kesäkaudeksi erikseen sähköisellä lomakkeella.
• Talvikauden (koulujen lukuvuosi) vakiovuorot haetaan toukokuun loppuun mennessä.
• Kesäkauden (koulujen kesäloma) vakiovuorot haetaan huhtikuun loppuun mennessä.
• Hyväksytyistä vuoroista tehdään viranhaltijapäätös, joka ilmoitetaan hakijoille noin kahta viikkoa ennen kyseisen kauden alkamista.

Saunat

• Urheiluseurat ja järjestöt voivat hakea vakiovuoroja Ankkalammen saunoihin. jaetaan vakiovuoroja koko vuodelle tai talvi-/kesäkaudeksi kerrallaan. Lajinomaista toimintaa harjoittavat paimiolaiset seurat ja järjestöt ovat etusijalla muihin toimijoihin nähden.
• Ankkalammen saunavuorot haetaan marraskuun loppuun mennessä sähköisellä lomakkeella.

Muut resurssit

Muiden resurssien osalta vakiovarausmahdollisuuksien tiedustelu suoraan resurssin hallinnoijalta.

Erityistilanteet ja poikkeukset

On erityistilanteita, jolloin vuokrauksesta täytyy tehdä viranhaltijapäätös. Sähköinen tilavarausanomus tulee tehdä viimeistään 30 työpäivää ennen varauksen ajankohtaa. Päätös on maksullinen (teknisen lautakunnan päätös 10.12.2024 §97) linkki päätökseen. Viranhaltijapäätökset ovat valituskelpoisia normaalin hallintolainsäädännön mukaisesti

Jos varattavaksi haluttu kohde ei löydy Paimion kaupungin resurssivarausjärjestelmästä . Täytä sähköinen tilavarausanomus (linkki alla).

Esimerkkejä tapahtumista/tilanteista, jolloin tilavarausanomus täytyy tehdä:

• suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
• yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
• erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
• myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22 jälkeen)
• tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
• tapahtumassa on anniskelua
• tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli sadan henkilön tilaisuus)
• tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta tullaan jollain tavalla häiritsemään).

Varaajan tekemä peruutus

• Myönnettyjen vakiovuoron yksittäisen käyttökerran peruminen tehdään omilla tunnuksilla suoraan sähköiseen järjestelmään viisi arkipäivää ennen alkamisajankohtaa.
• Mikäli varaus perutaan, on varaajan tehtävä se sähköpostitse suoraan resurssin hallinnoijalle viimeistään viisi arkipäivää ennen varauksen alkamisajankohtaa.
• Äkillisissä sairaustapauksissa rahoja ei palauteta, vaan annetaan korvaava varaus.

Kaupungin tekemä peruutus

• Kaupungilla on tarvittaessa oikeus perua jo myönnettyjä varauksia oman toiminnan, tapahtumien tai kiireellisten käyttötarpeiden vuoksi.
• Peruutuksista ilmoitetaan varaajille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, viimeistään viisi arkipäivää ennen.
• Kaupunki pyrkii aina tarjoamaan korvaavan vuoron tai muun vaihtoehtoisen tilaratkaisun, mikäli se on mahdollista.
• Lisäksi jo myönnetty varaus voidaan perua, jos käyttö rikkoo kaupungin sääntöjä.

Resurssin hinta muodostuu Paimion kaupunginhallituksen 11.2.2026, §20, hyväksymien hinnoitteluperiaatteiden mukaan. 

Vuokrien maksaminen

• Yksittäisvaraukset laskutetaan pääsääntöisesti varaamisen jälkeen
• Vakiovaraukset laskutetaan voimassa olevaan hinnaston mukaan kaksi kertaa vuodessa, kesäkauden jälkeen syyskuussa ja talvikauden jälkeen kesäkuussa.

Maksu voidaan periä myös: (laskutetaan jälkikäteen)

• siivouksesta
• vahingoista
• ylimääräisestä käytöstä

Vuokrattavan tilan hinta voi muuttua käyttötarkoituksen mukaan, johtuen sovellettavasta arvonlisäveroprosentista. Esim. liikuntasalin käyttö liikkumiseen alv 13,5 %, saman tilan käyttö myyntitapahtuman järjestämiseen alv 25,5 %.

Vuokraushinnasto 1.4.2026 alkaen.

Kriteerit vuokrien hinnastopoikkeamille

• Erikoistapauksissa asiakkailla on mahdollisuus neuvotella resurssien hallinnoijan kanssa.
• Poikkeaminen on aina harkinnanvaraista eikä synnytä ennakkotapausta.

Tilojen käytön hinnastosta voidaan poiketa yksittäistapauksissa, mikäli:

• poikkeaminen on perusteltua kaupungin strategisten tavoitteiden näkökulmasta
• hakijoita kohdellaan tasapuolisesti
• päätös perustuu ennalta määriteltyihin kriteereihin
• poikkeamisesta ei aiheudu kaupungin toiminnalle kohtuutonta taloudellista haittaa

 

Kaupunki valvoo resurssien käyttöä ja voi puuttua väärinkäytöksiin.

Kaupunki voi peruuttaa varauksen tai estää varaajaa tekemästä uusia varauksia määräajaksi tai toistaiseksi, jos resurssien varaajat eivät noudata sääntöjä.

Käyttöoikeus voidaan peruuttaa esimerkiksi silloin, jos:

• resurssien käyttöä koskevia sääntöjä rikotaan
• varauksen yhteydessä annetaan virheellisiä tietoja (esimerkiksi väärä asiakasryhmä)
• resurssia käytetään ilman lupaa muuhun tarkoitukseen kuin mihin se on varattu
• resurssia ei käytetä eikä varausta peruta ohjeiden mukaisesti
• resurssi luovutetaan toiselle käyttäjälle ilman kaupungin lupaa
• varauksesta aiheutuvia maksuja ei makseta ajallaan
• resurssia käytetään varausajan ulkopuolella
• toiminta aiheuttaa häiriötä muille käyttäjille
• tiloja, kalusteita tai laitteita vahingoitetaan tai niitä käytetään väärin
• resurssit jätetään epäsiistiin kuntoon
• kaupungin antamia ohjeita ei noudateta.

Varaaja vastaa tilojen käytön aikana syntyneistä vahingoista. Kaupungilla on oikeus periä varaajalta vahingoista tai ylimääräisestä siivouksesta aiheutuneet kustannukset.

Ennen tilan tai laitteen käyttöönottoa käyttäjän tulee:

• Tutustua tilan tai laitteen  käyttö- ja turvallisuusohjeisiin sekä varmistaa, että käyttö tapahtuu varattuna aikana ja varausehtojen mukaisesti.
• Tutustua mahdollisiin resurssikohtaisiin erityisehtoihin, kuten suoja-, varuste- tai kenkävaatimuksiin.
• Huolehtia, että kaikki varaukseen (mahdollisesti) liittyvät luvat, nimetyt vastuuhenkilöt, tarvittavat päätökset sekä vakuutukset ovat kunnossa.
• Varmistaa, että käytössä ovat kaikki tarvittavat avaimet, kulkuoikeudet ja ovikoodit.
• Tarkistaa ennen käyttöä, että tila tai laite on asianmukaisessa kunnossa.

Vikojen ja puutteiden ilmoittaminen

• Kaikista tilojen ja laitteiden rikkoutumisista on ilmoitettava viipymättä Paimion kaupungille, jotta vastuut voidaan selvittää asianmukaisesti.
• Tarkista ko. resurssin yhteydenottotiedot varausjärjestelmästä tai internetsivuilta Tilavaraukset – Paimio
• Osassa resursseista on käytössä QR koodiin perustuva palautejärjestelmä
• Kaupungin kiinteistöpäivystäjä päivystää myös virka-ajan ulkopuolella (+35824745457)

Tilan käyttäminen perustuu vastuullisuuteen, siisteyteen ja toisten huomioimiseen. Jokainen varaaja sitoutuu noudattamaan ohjeita ja järjestyssääntöjä sekä valvomaan osallistujien toimintaa.

Tila on yhteiskäyttöinen, joten käyttäjä on velvollinen palauttamaan sen vastaavaan kuntoon kuin ennen käyttöä – tämä sisältää kalusteiden järjestyksen, siisteyden ja laitteiden perusasetukset.

Varaaja vastaa kokonaisvaltaisesti tapahtuman järjestämisestä, mukaan lukien turvallisuus, tilan asianmukainen käyttö, vieraiden ohjeistus ja mahdollisten vahinkojen raportointi.

Tilan käyttöoikeus koskee vain varattua ajankohtaa. Tilaan ei saa jäädä tai mennä etukäteen ilman erillistä lupaa.

Tilan käyttö ei saa aiheuttaa haittaa rakennukselle, muille käyttäjille tai kiinteistön toiminnalle.

Varaaja sitoutuu noudattamaan kaikkia voimassa olevia lakeja, kuten pelastuslainsäädäntöä, järjestyslakia ja terveysturvallisuuteen liittyviä säädöksiä sekä Paimion kaupungin määrittämiä ohjeita ja sääntöjä.

Varaus on sitova, ja sen voimassaolo alkaa ja päättyy varauskalenterissa näkyvien aikojen mukaisesti. Valmistelut ja loppusiivous tulee sisällyttää tähän aikaan.

Avaimet, kulkutunnisteet tai kulkukoodit tulee säilyttää huolellisesti, eikä niitä saa luovuttaa eteenpäin kolmansille osapuolille ilman lupaa.

Kadonneesta avaimesta tai tunnisteesta aiheutuvat kustannukset (uudelleen sarjoitus, lukkojen vaihto, uudet tunnisteet) veloitetaan varaajalta.

Mikäli käyttäjä havaitsee tilaan saapuessaan ennestään olevan vahingon, epäsiisteyden tai teknisen ongelman, siitä tulee ilmoittaa välittömästi, jotta vastuu ei siirry varaajalle.

Mikäli varauksen aikana tila joudutaan avaamaan päivystyksen toimesta käyttäjän pyynnöstä (esim. avain unohtuu), tästä voidaan laskuttaa erillinen päivystysmaksu.

Ennen tilan käyttöönottoa käyttäjän tulee:

• Tutustua mahdollisiin resurssikohtaisiin erityisehtoihin, kuten suoja-, varuste- tai kenkävaatimuksiin.
• Huolehtia, että kaikki varaukseen (mahdollisesti) liittyvät luvat, nimetyt vastuuhenkilöt, tarvittavat päätökset sekä vakuutukset ovat kunnossa.
• Varmistaa, että käytössä ovat kaikki tarvittavat avaimet, kulkuoikeudet ja ovikoodit.
• Käyttäjän tulee suorittaa tilassa turvallisuustarkastus, joka sisältää poistumisreittien, alkusammutusvälineiden ja mahdollisten riskikohtien läpikäynnin.

• Laitteiden (AV, valaistus, äänentoisto, tietotekniikka, keittiölaitteet) toiminta tulee tarkistaa hyvissä ajoin. Mikäli käyttäjä ei tunne laitteiden käyttöä, käyttöohjeet tulee lukea tai kysyä tarvittaessa opastusta.

Kalustus tulee järjestää siten, että:

• poistumisreitit pysyvät vapaana ja esteettöminä,
• ilmanvaihto, ilmastointilaitteet, paloilmoittimet ja sähkökeskukset eivät peity,
• tilassa ei synny kompastumis- tai törmäysriskejä.

Varaajan tulee varmistaa, että osallistujat tuntevat tilaan liittyvät perussäännöt, mukaan lukien päihdekielto, turvallisuuskäytännöt ja hätätilanteiden toimintamallit.

Mikäli tilaisuudessa on lapsia, alaikäisiä tai erityistä tukea tarvitsevia henkilöitä, heidän turvallisuudestaan on huolehdittava erityisen tarkasti.

Vikojen ja puutteiden ilmoittaminen

• Kaikista tilojen ja tiloissa olevien laitteiden rikkoutumisista on ilmoitettava viipymättä Paimion kaupungille, jotta vastuut voidaan selvittää asianmukaisesti.
• Tarkista ko. resurssin yhteydenottotiedot varausjärjestelmästä tai internetsivuilta Tilavaraukset – Paimio
• Osassa resursseista on käytössä QR-koodiin perustuva palautejärjestelmä
• Kaupungin kiinteistöpäivystäjä päivystää myös virka-ajan ulkopuolella (+35824745457)

• Varaaja valvoo tapahtuman kulkua ja puuttuu sääntöjen vastaiseen toimintaan välittömästi.
• Kulkuväylien tulee olla aina vapaat, eivätkä esim. laukut, laatikot tai esillepano saa estää liikkumista.
• Tilassa ei saa käyttää luvattomia sähköisiä tai mekaanisia laitteita, jotka voivat aiheuttaa riskin (esim. kuumentavat laitteet, omat savuefektit, suuritehoiset vahvistimet).
• AV-järjestelmiä saa käyttää vain ohjeiden mukaisesti. Laitteiden kytkentöjä ei saa muuttaa ilman lupaa.
• Mahdolliset vahingot, kuten roiskeet, liukastumisvaarat, kaatuneet kalusteet tai rikkoutuneet esineet, tulee korjata tai rajata heti käytön aikana.
• Päihteiden, tupakkatuotteiden, sähkösavukkeiden ja nuuskan käyttö on ehdottomasti kielletty koko tilan alueella sekä sisäänkäyntien läheisyydessä.
• Mikäli osallistuja aiheuttaa häiriötä tai toimii vaarallisesti, varaaja on velvollinen poistamaan hänet tilasta.
• Tilaa ei saa ylikuormittaa: henkilömäärärajoja tulee noudattaa turvallisuussyistä.

• Tilan tulee olla palautettu alkuperäiseen, siistiin ja käyttökuntoiseen tilaan ennen varausajan päättymistä.

Loppusiivouksen laajuus riippuu käytöstä, mutta vähintään:

• pöydät ja työskentelytasot pyyhitään,
• roiskeet ja tahrat poistetaan,
• lattiat jätetään puhtaiksi ja roskattomiksi,
• Tuolit, pöydät ja mahdolliset muut välineet palautetaan oikeille paikoilleen.

Jos tilaan kuuluu keittiö tai keittopiste:

• astiat tiskataan,
• laitteet sammutetaan ja puhdistetaan,
• jäteastiat tyhjennetään tarvittaessa.

Laitteet tulee sammuttaa ja palauttaa alkuasetuksiin.

Mahdolliset löydetyt tavarat toimitetaan ohjeen mukaiseen paikkaan tai ilmoitetaan ylläpidolle.

Mikäli käyttäjä havaitsee käytön jälkeen teknisen vian, turvallisuuspuutteen tai vahingon, siitä tulee ilmoittaa välittömästi.

Tila tulee lukita ja kulkuvälineet palautettava ohjeiden mukaan.

Kaikki vahingot – riippumatta niiden laajuudesta – tulee ilmoittaa ylläpidolle heti.

Varaaja vastaa kaikista vahingoista, jotka johtuvat:

• sääntöjen vastaisesta toiminnasta,
• huolimattomuudesta,
• vääränlaisesta laitteiden, kalusteiden tai materiaalien käytöstä,
• päihteiden tai tupakka-/nikotiinituotteiden käytöstä,
• tilan ylikuormituksesta tai väärästä kalustejärjestelystä.

Vahinkoraportissa tulee kuvata tapahtuma, vauriot, olosuhteet ja lisättävä mahdolliset valokuvat.

Mikäli vahinko aiheuttaa välittömän turvallisuusriskin, käyttö tulee keskeyttää ja varoittaa muita käyttäjiä.

Isot, rakenteelliset tai tekniset vahingot voivat johtaa tilan käyttökiellon asettamiseen siihen saakka, kunnes korjaukset on tehty.